Lors d'une de mes dernières formations, il m'a été demandé s'il était possible de créer un organigramme hiérarchique à l'aide d'une table Access ou d'une feuille d'Excel. Ayant déjà vu ce type de document se créer automatiquement, il y a maintenant quelques années, je me suis donc documenté sur le sujet.
Venant de réaliser une formation sur Microsoft Access, je vous propose de concevoir un organigramme hiérarchique à l'aide de cette application associée à Microsoft Visio 2016. Sa conception se déroulera selon moi, en deux étapes distinctes qui seront les suivantes :

- Création de la table et de la requête contenant le personnel de l'entreprise.
- Création automatique de l'organigramme dans Microsoft Visio à partir de cette table.

L'Assistant Organigramme peut lire de très nombreux formats de fichiers de données. Les différents fichiers lisibles sont les suivants :

- Texte délimité par des tabulations ou des virgules (.txt)
- Org Plus (.txt)
- Microsoft Office Excel (.xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb)
- Microsoft Exchange Server
- Format de fichier pour une base de données créée dans une application compatible ODBC

Le minimum des données requises sont les suivantes :

Nom du salarié
Il peut s'agir du champ identificateur unique si chaque nom est unique. Le nom du salarié s'affichera sur les formes d'organigramme de la même manière que dans ce champ.



Identificateur unique
Si chaque nom n'est pas unique, un identificateur unique, tel que le numéro d'ID du salarié, est requis pour chaque salarié.


Supérieur hiérarchique du salarié
Ce champ doit contenir l'identificateur unique de chacun des responsables, qu'il s'agisse d'un nom ou d'un numéro d'ID. (Ne renseignez pas ce champ pour les salariés placés au sommet de l'organigramme.)

Vous pouvez nommer ces champs obligatoires comme vous le souhaiterez. L'Assistant de Microsoft Visio, vous permettra d'identifier les noms des champs contenant les informations relatives aux nom des prédécesseurs. Cependant, si votre fichier de données comprend d'autres champs, tels que des numéros de téléphone, services, postes, vous pouvez décider d'afficher ou pas, ces données sur les formes de l'organigramme et de les stocker avec celle-ci.
La première étape consiste donc à mettre en place les différents champs de données dans la table Access. Dans cette exemple, le champ PRENOM_NOM_DU_MANAGER servira de prédécesseuraux différentes branches de l'organigramme de Microsoft Visio.

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Saisir ensuite les différentes personnes de l'organigramme de l'entreprise.

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Si vous avez décidé de concevoir la table avec Microsoft Excel, vous devriez obtenir quelque chose comme cela.

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Une option intéressante lors de la création de l'organigramme, permet d'associer la photo du collaborateur à chaque forme de l'organigramme. Pour cela, il suffit de créer un dossier contenant lesdites photos. Le nom de ces dernières devra être identique au nom du collaborateur spécifié dans la table. La fenêtre ci-dessous, vous fournit un exemple d'association de photo à chaque collaborateur de l'entreprise.





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La seconde étape consiste à exécuter Microsoft Visio et de de sélectionner dans la bibliothèque l'Assistant organigramme. la fenêtre suivante vous proposera de sélectionner le type d'organigramme que vous souhaitez réaliser. Je vous laisse le soin de sélectionner le type d'organigramme que vous souhaitez réaliser. Je sélectionne dans cet exemple, l'option encadrée en rouge. Cliquez ensuite sur le bouton Créer.

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La première fenêtre de l'assistant vous proposera de spécifier soit un stockage dans un fichier, soit de composer les données directement à partir de l'assistant. Les données étant stockées dans un fichier, je sélectionne la première option.

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La deuxième fenêtre vous proposera de sélectionner le type de fichier (Microsoft Exchange, Microsoft Excel ou une source ODBC). Sélectionnez la source ODBC si vos données sont stockées dans une table Access.

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La troisième fenêtre vous proposera de sélectionner l'option Microsoft Access. Les deux fenêtres suivantes vous permettront de sélectionner le fichier Microsoft Access, puis votre table.

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Vous venez de spécifier le fichier Microsoft Access et choisir la table qui contient les données à afficher dans l'organigramme hiérarchique. Nous allons maintenant faire correspondre les champs de la table Access aux champs que demande Microsoft Visio. La première fenêtre vous demande de spécifier les champs correspondants respectivement aux collaborateurs et aux responsables de service.

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La deuxième fenêtre vous demande les champs à afficher dans chaque graphique de l'organigramme hiérarchique.

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La troisième, vous propose de sélectionner les champs à insérer dans la base de Microsoft Visio. Ces informations ne seront pas visibles sur le graphique, mais exploitables ultérieurement.

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Les fenêtres suivantes permettent dans l'ordre de définir l'emplacement des photos des collaborateurs (pour cet exemple, j'ai utilisé des images d'avatars d'animation), donne la possibilité de créer une liaison permanente entre la table et l'organigramme, et dans la dernière fenêtre, de sélectionner dans la liste le PDG de l'entreprise.

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Après avoir cliqué que le bouton Terminer, vous obtiendrez un organigramme hiérarchique. Vous pourrez en changer la disposition avec les différentes options mises à votre disposition.

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Pour conclure on peut dire qu'il n'est pas très compliqué de concevoir un organigramme hiérarchique en utilisant Microsoft Visio. Pour obtenir ce type de document, Visio est assez bien pensé et les différentes options assez simples à appréhender. Toutefois, vérifiez à mettre à jour cette application. En effet, l'utilisation d'une table de Microsoft Access pose quelques petits problèmes comme l'affichage des champs qui ne sera systématiquement respecté. Cependant, une option de liaison entre la table Access et l'organigramme Visio peut s'avérer intéressante si de nombreuses modifications doivent être apportés à l'organigramme. Il suffira dans ce cas de modifier la table pour que le graphique se reconstruise automatiquement lors de l'ouverture de l'organigramme avec Visio. Le passage par une feuille d'un classeur de Microsoft Excel peut s'avérer plus judicieux.